Hensynet til god lagledelse sammenholdt med reelle hensyn, taler således for at andelseiere bør kunne kreve innsyn i opplysninger som kan innvirke på bedømmelsen av lagets økonomiske stilling, herunder bilag som omhandler fellesutgifter.
Begrenset til hva som er nødvendig og praktisk
Men hensynet til forsvarlig forvaltning tilsier samtidig at styret ikke til enhver tid plikter å gi innsyn i forhold rundt lagets økonomi. Styret må kunne nekte innsyn der omfanget av krav overstiger hva som fremstår som nødvendig og hensiktsmessig. Her må det også henyntas at styrene i borettslag som hovedregel består av andelseiere som påtar seg vervet frivillig og utøver verve i sin fritid. En andelseier kan således ikke forvente at styret til enhver tid tilgjengeliggjør underlag og dokumenter som gjelder driften.
Tilstreb åpenhet
For å redusere antall spørsmål er et godt råd at styrene bør vurdere å gi ut regelmessig informasjon om forvaltningen av eiendommen. En slik åpenhet vil også forebygge konflikter og forhindre mistanker om myndighetsmisbruk og andre ulovlige eller kritikkverdige forhold. Dersom styret legger opp til slik regelmessig informasjonsflyt, kan styret også nekte innsyn som oppleves som belastende og unødvendig.
Skulle spørsmålet tilspisse seg vil det være domstolene i siste instans som avgjør grensene for andelseiernes innsynsrett.
Dersom styret ikke etterkommer andelseiers anmodning om utlevering av informasjon, vil innsyn likevel kunne oppnås ved å fremme forslag om dette for generalforsamlingen. Som lagets øverste myndighet, kan generalforsamlingen kreve en hvilken som helst opplysning fra styret om virksomheten i laget, med unntak av opplysninger om personlige forhold som omfattes av styrets taushetsplikt. Beslutning om at slike opplysninger skal gis, vedtas med alminnelig flertall.
Innsyn i styreprotokoller
Ethvert styre i borettslag er lovpålagt å føre protokoll fra styremøtene. Protokollen skal referere hvilke saker som blir behandlet og hvilke vedtak som fattes. Loven har ikke regler som gir andelseieren rett til utskrift av eller innsyn i styreprotokollen slik som for generalforsamlingsprotokollen. Styrets protokoll er å anse som et internt dokument for styret.
Men det betyr ikke at styret plikter å nekte innsyn. Har en andelseier god grunn til å få vite hva som ble protokollert i en bestemt sak, bør det opplyses om dette.
Ved tilfeller der en andelseier ber om innsyn i styrets protokoll bør styret alltid vurdere hvorvidt den inneholder opplysninger som er av sensitiv karakter. Andelseiere har med andre ord ikke full innsynsrett i styrets protokoller.
Hensynet til styremedlemmenes taushetsplikt gjør seg særlig gjeldende. Ikke sjelden blir styret tildelt informasjon som er personsensitivt, og som typisk er beskyttet av taushetsplikten.
Gjelder saken vedlikehold av bygningsmassen eller forhold knyttet til fellesarealene bør terskelen være lav for å dele opplysninger.
I saker som omhandler alvorlige ordensforstyrrelser, bør styret begrense seg til å opplyse om at saken er en styresak, og at den er underlagt nødvendig og rettmessig behandling. I saker der styret ser seg nødt til å engasjere advokat bør styret opplyse om dette og på den måten forhåpentligvis beroliger de berørte beboerne.
Benytt nyhetsbrev
Vårt råd er at man som hovedregel ikke gir ut protokollene fra styremøtene, men i stedet sender ut jevnlige nyhetsbrev hvor styresaker gjengis og beslutninger blir presentert. Å etablere gode kommunikasjonskanaler bidrar til nyttig informasjonsdeling og ikke minst godt naboskap.
