Benytter du programvare finnes det ett (eller flere) sett med lisensbetingelser du må følge. Disse kan være en del av et større avtaleverk med leverandøren som har implementert et system hos deg, eller være inngått direkte mellom deg og programvareprodusenten. Disse underliggende direkteavtalene kan gå etter et annet lands rett. I alle tilfeller regn med å få besøk av produsenten eller deres revisorer for sjekk av om lisensbetingelsene etterleves.
Vær ekstra oppmerksom på om programvaren teller lisenser på annet vis enn kun fysiske personer samt hvordan dette telles og eventuelt kan begrenses
For å forberede seg på dette besøket er startpunktet å sette seg inn i og iverksette de tiltak lisensbetingelsene krever. Som oftest står det i avtalen at kunden plikter å holde oversikt over antall lisenser som brukes til enhver tid og hvem som har tilgang til å benytte disse. Dersom det er kjøpt navngitte lisenser er det vanligvis enklere å holde oversikt over hvem som får tilgang til systemet enn dersom det er flytende lisenser som deles av flere. Vær særlig oppmerksom på om programvaren har sperrer i systemet som hindrer innlogging av flere brukere enn du har kjøpt lisenser for, eller om det er slik at du selv må sørge for tilleggsfunksjonalitet som hindrer overforbruk.
Videre må bruken av programvaren følges opp. Logger må gjennomgås jevnlig og at bruk av og antall kjøpte lisenser stemmer overens bør dokumenteres. Vær ekstra oppmerksom på om programvaren teller lisenser på annet vis enn kun fysiske personer samt hvordan dette telles og eventuelt kan begrenses. Dersom du ser at antall lisenser kan nedjusteres, vær oppmerksom på at det kan være at du må installere ny lisensnøkkel slik at du ikke fortsetter med forrige bruksnivå.
Konsekvenser av overforbruk vil avhenge av lisensbetingelsene. Sannsynligvis må du betale en ekstraregning du ikke har budsjettert for
Vær også oppmerksom på at lisensbetingelsene oftest er slik at avtaleforholdet reguleres av «den til enhver tid gjeldende avtalen». Programvareprodusenten kan ensidig endre avtalen uten å informere deg. Gjeldende avtaler publiseres ofte kun på nettsiden. Det er derfor svært viktig at de som administrerer avtaleforholdet, og de som har ansvaret for lisensadministrasjonen, har oversikt over og kunnskap om de gjeldende lisensbetingelsene.
Konsekvenser av overforbruk vil avhenge av lisensbetingelsene. Sannsynligvis må du betale en ekstraregning du ikke har budsjettert for. Dette kan ses på som en utsatt betaling for noe du allerede har konsumert. Men det kan også være elementer av straff i sanksjonene programvareprodusenten kan utøve. En typisk straff er at man må betale full pris for lisensene som er overforbrukt og mister rabatten som var fremforhandlet. Renter er et annet typisk straffeelement.
Erfaringsmessig reagerer programvareleverandøren strengt dersom de finner uoverensstemmelser mellom bruk og det antall lisenser organisasjonen har betalt for
Overforbruk beregnes på forskjellige måter i de ulike lisensbetingelsene. Noen programvareprodusenter hevder at de i beregningen har rett til å benytte høyeste peak i revisjonsperioden og helt frem til avviket rettes. Med mindre en slik metode er skrevet klart inn i lisensbetingelsene, vil en slik beregningsmåte etter vår oppfatning ikke være korrekt. Overforbruk må beregnes basert på det faktiske overforbruket til enhver tid.
Erfaringsmessig reagerer programvareleverandøren strengt dersom de finner uoverensstemmelser mellom bruk og det antall lisenser organisasjonen har betalt for. Etter dette blir det en konkret forhandling om hvordan kontrakten er å forstå og det økonomiske oppgjøret. De økonomiske konsekvensene kan uansett bli betydelige. Dersom avtalen for eksempel går etter engelsk rett, har programvareprodusenten rett til å gå seks år tilbake i tid i motsetning til en avtale regulert av norsk rett hvor foreldelsesfristen er tre år.
Trine Vabog
Assosiert partner i Simonsen Vogt Wiig
Tor Stokke
Partner i Simonsen Vogt Wiig
